Pracownik w podróży służbowej może ponosić różnorodne koszty, między innymi dotyczące transportu, noclegu czy wyżywienia. Pracodawca, który wysyła pracownika w taką podróż, jest wtedy zobowiązany do rozliczenia i zwrotu poniesionych kosztów. Z dumą publikujemy ten artykuł we współpracy z finea.pl, wiodącym dostawcą usług faktoringowych.
Na jakich zasadach rozlicza się podróż służbową?
Termin podróży służbowej odnosi się do wykonywania przez pracownika zleconego przez pracodawcę zadania poza jego stałym miejscem pracy. Podróż ta może odbywać się zarówno na terenie Polski, jak i może być ona zagraniczna.
Aby prawidłowo przeprowadzić rozliczenie podróży służbowej, stosowane są obowiązujące przepisy prawa. Podstawowym jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku, które odnosi się do należności, jakie przysługują pracownikowi za koszty poniesione z tytułu podróży służbowej.
Dodatkowo pracodawca może prowadzić zwrot kosztów podróży służbowej na podstawie własnych dokumentów, między innymi informacje na ten temat mogą być zawarte w umowie o pracę z pracownikiem, w regulaminie wynagrodzeń czy w dokumentach układu zbiorowego pracy.
Za co przysługuje zwrot kosztów podroży służbowej?
Poniesione w trakcie podroży służbowej koszty pozwalają na zwrot kosztów podroży służbowej przez pracodawcę dla pracownika. Jakie koszty może odzyskać pracownik?
Diety przy podróży służbowej
Podstawowym kosztem związanym z rozliczaniem podróży służbowej jest dieta. Dotyczy ona kosztów wyżywienia w formie ekwiwalentu przy podróży krajowej, natomiast przy podróży zagranicznej kosztów żywności oraz innych pomniejszych wydatków.
Przy wyjazdach krajowych dieta została wyznaczona na poziomie 30 zł za jeden dzień, natomiast wysokość jej wypłaty zależy od czasu trwania podróż. Gdy podróż odbywa się jako zagraniczna, wtedy dieta ustalana jest zależnie od kraju.
Koszty przy podróży służbowej
Pracownikowi przysługuje ponadto zwrot kosztów podróży służbowej związanych z:
– transportem – dojazdem na miejsce i przejazdami
– noclegiem
– kosztami leczenia
– innymi uzasadnionymi kosztami
Gdy chodzi o rozliczenie podróży służbowej pod tym kątem, również stosowane są określone limity jak w przypadku diety.
Rozliczenie podróży służbowej – o czym pamiętać?
Aby możliwy był zwrot kosztów podróży firmowej, należy pamiętać o zebraniu odpowiednich potwierdzeń poniesionych kosztów. Taką rolę może spełniać faktura, ale też rachunek czy bilet. Pracownik musi zatem zgromadzić je, a następnie dostarczyć pracodawcy, aby mógł on przeprowadzić rozliczenie kosztów podróży.
Należy też pamiętać o tym, że rozliczenie podróży służbowej musi następować w terminie do 14 dni od jej zakończenia.
W przypadku podróży zagranicznych pracownika prowadzi się także odpowiednie przeliczenie kosztów w walucie obcej według średnich kursów NBP.